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GESTÃO DE ESTOQUE: Como evitar os 5 erros mais comuns

A Gestão do estoque é um item muito importante para sua empresa se atentar, pois está diretamente ligada ao sucesso e lucro das operações. Uma gestão adequada permitirá minimizar ou prevenir erros que acarretariam em perda de capital nos resultados da sua empresa.

Por isso, listamos aqui os 5 erros mais comuns na gestão do estoque e que devem ser imediatamente evitados pela sua empresa. Desta forma, será possível manter uma gestão de estoque saudável, transparente e que possibilite boa tomada de decisão.

 

 

A realização de contagem periódica do estoque é muito importante para que a empresa consiga ter o controle adequado do estoque e garantir a confiabilidade do mesmo.

É muito difícil uma empresa conseguir ter o seu estoque confiável sem a realização de inventário periódico, pois existem vários fatores que podem influenciar no controle do estoque, como falhas nos processos operacionais, roubo ou desperdício.

Além de proporcionar um estoque confiável, que irá ajudar em aspectos importantes da gestão de estoque, a contagem periódica também irá auxilia-lo a detectar aonde está a falha para que medidas corretivas sejam aplicadas, desde alterações no processo operacional ou até mesmo encontrando um % de perda.

 

 

É muito importante que os setores de compras e vendas andem juntos para garantir o controle adequado do estoque e permitir que a empresa use medidas estratégicas na gestão do mesmo, permitindo maior lucro e menor desperdício para a empresa.

Para isso, as áreas precisam seguir rigorosamente o seu papel, bem como ter acesso às informações da outra para que estejam alinhadas e consigam desempenhar sua função corretamente.

1) A empresa precisa definir um processo de comunicação entre as áreas, neste caso, um sistema de automação irá facilitar muito o processo.

2) O setor de vendas precisa realizar o lançamento das vendas imediatamente na hora da venda, jamais anotar para lançamento posterior.

3) O setor de compras precisa estar sempre analisando as vendas e o estoque dos produtos, para:

a) Não permitir que a falta de um produto no estoque.

b) Comprar apenas o necessário para o giro do estoque.

c) Identificar produtos que não estão vendendo (encalhados no estoque) para sugerir a melhora ação sobre ele, seja elaborando um plano de marketing (promover a venda) ou até mesmo descontinuando a venda deste produto, pois estoque parado é perda de capital.

 

 

O planejamento e gestão do estoque é essencial para a saúde de uma empresa. Estoque parado é mais do que custo, é capital imobilizado. Prejudica o seu fluxo de caixa, limitando capital para investir em outros produtos para estocar algo que não tem saída. Além disso, estoque parado traz alto risco de perda do produto, seja por prazo de validade vencido, degradação, moda, e até mesmo por obsolescência.

Uma gestão efetiva inclui o acompanhamento dos itens mais e menos vendidos, fundamentado nas vendas sazonais, no histórico dos clientes, e na boa análise de cenários econômicos.

 

 

Um dos maiores erros cometidos é a NÃO atualização imediata do estoque (tanto entrada quanto saída). É muito normal ouvir a frase “estou ocupado demais para atualizar isso agora, depois eu faço”, porém tudo o que depende da memória ou da percepção de tempo livre está fadado ao insucesso.

Para garantir a integridade das informações é preciso que se estabeleça processos rígidos. Nenhum sistema ou “caderninho” fará a contabilização correta se a informação não for atualizada, pois a garantia da gestão efetiva depende 100% de intervenção humana (exceto empresas que utilizam robôs para esta finalidade).

O impacto causado por esta falha vai desde “furos” na contagem de estoque e inventário até prejuízos reais com extravio ou furto dessas mercadorias. Portanto, escolha pessoas certas para esta função, estabeleça processos rígidos e monitore a movimentação do seu estoque.

 

 

É bem provável que as pessoas ainda não acreditem no poder da automação dos processos. Claro que tudo pode ser feito sem esse recurso, mas você já parou para pensar porque os softwares existem?

Você já imaginou quanto tempo gastaria para percorrer seu estoque, contar item a item e depois fazer um somatório de tudo o que comprou, vendeu, o custo atual do seu estoque ou contabilizar qual cliente compra mais de qual produto? É exatamente para isso que serve um software, para otimizar o uso de recursos para que você concentre a sua energia em ações mais estratégicas para acelerar o crescimento do seu negócio.

Além de muitas outras funcionalidades, um software é capaz de organizar suas informações, fazer cálculos variados, cruzar informações (produtos mais vendidos, quais clientes consomem quais produtos, giro de cada produto), alertar sobre a necessidade de compra de algum item, controle de lote e vencimento (assim você consegue vender itens mais antigos primeiro), enfim, ele otimiza o gerenciamento, reduz custos e dá uma visão sintetizada do seu inventário.

E vale lembrar: o software é apenas uma ferramenta para auxiliá-lo na gestão da sua empresa e uma ferramenta precisa ser operada. Nenhuma ferramenta funciona corretamente se não existir uma pessoa dedicada a opera-la corretamente.